Czy, nie pracujemy za dużo?

Jest już szesnasta, a nadal jesteś w biurze? Starasz się szybko zamknąć ostatnie zadania żeby udać się do domu. W dużych firmach nierzadko jednak można spotkać się z kolegami, którzy zostają po godzinach, zatem postanawiasz zostać w biurze jeszcze godzinkę lub dwie: przeglądasz zaległe e-maile, czytasz blogi lub media społecznościowe ponieważ nie chcesz wyjść na kogoś komu nie zależy na pracy tak mocno jak Twoim współpracownikom.

To bardzo ciekawe jak postrzegamy naszą pracowitość, a często nie dostrzegamy prawdziwej wydajności w miejscu pracy. W niektórych miejscach po prostu nie opłaca się obsługiwać klientów szybko, wysyłać krótkich wiadomości i zamykać zadania przed czasem. Przykłady można znaleźć w biurach dużych firm, urzędach, kancelariach prawniczych i tym podobnych. W niektórych przypadkach pracodawcy otrzymują wynagrodzenie uzależnione od liczby przepracowanych godzin lub pracownicy mają sztywno wyznaczone godziny pracy niezależnie od liczby obsługiwanych klientów.

Układ w którym nie ma żadnej zależności wynagrodzenia pracownika lub zysku firmy od szybkości załatwiania spraw, obsługiwanych klientów tworzy zbędne procedury, biurokrację, jak również tendencję do realizowania zadań w sposób zbyt skrupulatny. Ta skrupulatność może działać na korzyść firmy lub urzędu ponieważ koszt organizowania pracy przerzucany jest z dostawcy na odbiorcę, ale z perspektywy odbiorcy, petenta, klienta to skrajnie niekorzystny układ.

Wina leży również w sposobie jaki kierownicy postrzegają pracę. Pracownicy, którzy zostają po godzinach, pracują w weekendy bardzo często określani są przez swoich szefów jako “pracowici” lub “oddani”, co znajduje odzwierciedlenie w regularnych ocenach pracy, jak również w systemie wynagradzania (szczególnie w urzędach). Czasami pracownicy właśnie z powodu takiego postrzegania pracy angażują się w zbędne spotkania lub szkolenia, na których albo nie wnoszą, albo nic nie wynoszą, ale raportują godziny które spędzili “wykonując pracę”.

Powód dla którego w niektórych firmach zaobserwować można taką relację pracowników do pracy oraz menedżerów do pracowników ma swoje korzenie w erze industrialnej, gdy pracownicy wykonywali swoją pracę przy taśmach montażowych. W erze industrializacji szybkość przesuwania taśmy montażowej była ściśle ustalona, zatem produktywność indywidualnych pracowników zależała wyłącznie od czasu spędzonego przez pracowników przy linii montażowej. Kolektywna praca po godzinach znajdowała bezpośrednie przełożenie na wyniki prac zespołu, jak również na ilość wyprodukowanych elementów oraz całościowy zysk firmy.

Co ciekawe w dzisiejszych czasach nie udało nam się całkowicie zerwać z mentalnością taśmy montażowej. Przyjrzyj się dokładnie pracy w kancelariach prawnych, biurach obsługi dużych firm, a przede wszystkim pracy urzędników. W ilu miejscach liczy się szybkość “przesuwania taśmy montażowej”, a w ilu nadal pokutuje idea “przesuwania spraw” w określonym rytmie “taśmy montażowej” przez jak najdłuższą liczbę godzin? Widzisz dokładną analogię? Wiele absurdów z którymi się spotykamy nie ma nic wspólnego z niekompetencją pracowników, ale z anachronicznym sposobem myślenia ich kierowników, którzy zarządzają ich pracą.

Osobiście winą nie obarczałbym jednak wyłącznie menedżerów, ponieważ podobną sytuację często obserwujemy w całkiiem produktywnych i efektywnych firmach, w których wielu pracowników zostaje po godzinach tylko dlatego że uważa że tak wypada w tym lub innym miejscu pracy z powodu sytuacji w firmie lub pewnej kultury panującej wśród współpracowników. Jest coś jeszcze: my, pracownicy umysłowi pracujemy efektywnie znacznie mniejszą liczbę godzin od powiedzmy pracowników fizycznych. Wynika to wprost z faktu że praca w biurze niesie ze sobą znacznie więcej rozproszenia: nieplanowanych spotkań, pytań, wiadomości, problemów lub dokumentów, które nie przekładają się bezpośrednio na efekty naszej pracy.

Takie nieplanowane przerywniki w pracy strasznie nas rozpraszają i powodują że musimy spędzać znacznie więcej czasu aby się skupić i właściwie coś skończyć. Jednocześnie przerywanie pracy i ciągłe poczucie że nie możemy skupić się dostatecznie aby zakończyć nasze zadania powoduje w nas uczucie pewnej winy, którą próbujemy rozładować po prostu zostając w biurze parę lub nawet kilka godzin dziennie dłużej. Im bardziej wymagająca rola, którą pełnimy w biurze tym szanse na poczucie winy większe. Menedżerowie spędzają bardzo dużo czasu z pracownikami, niekiedy muszą powtarzać pewne czynności: rozmowy, kontrole wielokrotnie, a jednocześnie wymaga się od nich ciągłej dostępności w przypadku trudnych telefonów, pism lub decyzji do podjęcia.

Dlatego pracujemy dłużej, ale jeśli powody dla których pracujemy więcej niż 40 godzin w tygodniu nie są tymczasowe to wchodzimy w stan w którym jakkolwiek wyjątkowa sytuacja staje się normą. Pracowanie dłużej jednak nie zmienia powodów, dla których najczęściej czujemy się winni zatem dla wielu z nas wydaje się naturalne że jedynym rozwiązaniem jest realizowanie jeszcze większej normy godzin tygodniowo. Ciągła praca z ogromną liczbą nadgodzin niesie ze sobą wiele ryzyk, takie jak długotrwałe chorobowe, odchodzący pracownicy oraz coraz częściej rozwody lub inne problemy rodzinne.

Wszyscy wiemy że pakowanie niezliczonej liczby nadgodzin w nasz kalendarz nie jest czymś co da się utrzymać w długim terminie nie ryzykując poważnych implikacji zdrowotnych, wliczając cukrzycę i nadwagę po bardziej ukryte efekty zniszczenia w postaci chociażby wypalenia zawodowego. Pracując pod presją, w zmęczeniu aktywujemy części naszego mózgu które starają się zapewnić nam przetrwanie. Wzmaga się nam głód z racji fałszywego poczucia konieczności dostarczania kompletnie szalonych ilości glukozy do mózgu, a jednocześnie obniża nam się zdolność zapamiętywania, uczenia się w procesie realizacji pracy. Mówiąc wprost – stajemy się po prostu w pewnym sensie mniej inteligentni od bardziej wyspanych i zrelaksowanych kolegów.

Dodawanie kolejnych godzin do czasu pracy nie koreluje się w skali jeden do jednego do naszej produktywności. Mówiąc inaczej — każda kolejna godzina spędzona w pracy daje mniej rezultatu od poprzedniej, co wynika z naszego metabolizmu jak również prawa znanego w ekonomii jako prawo malejącej produktywności. Właściwie istnieje pewna bariera, po przekroczeniu której jesteśmy tak zmęczeni realizowaną pracą, że nawet jeśli dotyczy to naszego własnego biznesu lub działalności która jest również naszym hobby to następuje pewnego rodzaju wypalenie, po którym bardzo ciężko odzyskać nam zdolność do skupiania się i właściwie pracując bardzo dużeo pracujemy mniej niż moglibyśmy realizując znacznie krótszy dzień pracy.

Co ciekawe zmniejszona zdolność percepcji, przemęczenie zwiększają szanse popełnienia błędów, które właściwie spowodują że nie tylko osiągniemy mniejsze wyniki, ale właściwie cofniemy się w postępie realizacji zadań, nad którymi pracujemy. Najczęściej występujące błędy nie są jednak całkowicie oczywiste. To błędy w założeniach, informacje które nam umknęły lub brak orientacji w temacie pozwaljący na zrealizowanie zadania w sposób odpowiedni i optymalny. Takie zadania zrealizowane w zmęczeniu bardzo często po pewnym czasie okazują się zadaniami zrealizowanymi jakby w połowie i wymagają całkowitego przerobienia ponownie w celu osiągnięcia zamierzonego wyniku, czyli wykonania pracy podwójnie.

Czasami jednak oczywiście realizacja dodatkowych kilku zadań w ciągu dnia nawet kosztem kilku dodatkowych godzin w biurze ma sens. Ma sens w przypadku projektów, które realizowaliśmy dbając o higienę pracy, odpowiednią liczbę godzin odpoczynku, relaksu, czasu z rodziną. Zdarza się jednak że przy samym końcu, szczególnie w przypadku pracy projektowej musimy po prostu “przysiąść” nad projektem i zostać tak aby dotrzymać ważnego terminu lub innego wskaźnika, który jest ważny dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Niektóre branże, np. branża oprogramowania komputerowego nazywa takie ciągi hackathonami (od słów: hacker, maraton), podczas których profesjonaliści spędzają ogromną liczbę godzin niejednokrotnie jedząc i śpiąc w biurze.

Najczęściej powodem dla którego faktycznie nie jesteśmy w stanie zmieścić pracy w zakładanym czasie jest po prostu złe planowanie. Brak doświadczenia pracowników, a czasami również ich menedżerów, powoduje że zadania są źle wyestymowane, a projekty notorycznie przekraczają zakładany czas realizacji. Jeżeli pomyśleć o pracy, to wiele z rzeczy które robimy w biurach, nawet jeżeli nie jest to praca projektowa, da się wyestymować na podstawie doświadczenia w realizacji podobnych prac. Wiele zadań jakkolwiek dla nowicjusza wygląda na zupełnie nowych, nieprzewidywalnych, dla doświadczonego pracownika jednak w świetle wielu podobnych projektów są podobne i tak naprawdę zajmują podobną liczbę godzin.

Dokładne rozplanowanie prac oraz estymacja oparta na dobrym doświadczeniu pozwalają na właściwe oszacowanie niezbędnego nakładu pracy. Pewne projekty w oczach niedoświadczonych pracowników po prostu wymagają większej liczby godzin. W oczach doświadczonych pracowników jednak wymagają większej liczby pracowników lub pewnych zmian w zakresie tego, co zostanie wykonane. Niekiedy projekty wymagają po prostu wyznaczenia bardziej realistycznej daty. Wyznaczenie tej daty powinno wynikać z sumy oszacowanych godzin, liczba przetwarzanych spraw, klientów, telefonów, zgłoszeń lub zleceń może zostać oszacowana dosyć precyzyjnie. Pewne sprawy oczywiście zajmują więcej czasu, inne zajmują mniej czasu. Ogólnie w przypadku doświadczonego zespołu jednak niedoszacowane i przeszacowane zadania znoszą się i praca realizowana jest na czas.

Warto zatem zadać sobie pytanie i dokładniej przyjrzeć się zarówno kompetencjom pracowników, ale przede wszystkim kompetencjom i doświadczeniu samej kadry zarządzającej. Czy menedżerowie mają wystarczająco doświadczenia aby właściwie oszacować czas realizacji projektu? Czy potrafią wyznaczyć realistyczne terminy i wskaźniki realizowanej sprzedaży?