Potęga tworzenia list

Listy są skutecznym i faktycznie najbardziej intuicyjnym sposobem zarządzania sprawami. Ludzie tworzą je, by mieć pewność, że uzyskają jasny wgląd w to, co należy wykonać. Moda przychodzi i odchodzi, ale są pewne uniwersalne pojęcia, takie jak “spis”, “wskaźnik” lub proste listy, które mogą być modyfikowane, wykorzystywane na różne sposoby, ale będziemy po nie sięgać zawsze.

Listy są sposobem uporządkowania zarówno prostego spisu zakupów, codziennych czynności do wykonania, jak i skomplikowanych projektów. Zarządzanie projektem we “właściwy sposób” jest trudne i wymaga wielu umiejętności, gdyż należy przewidzieć wiele różnych sytuacji, aby uzyskać pożądane skutki. Przez większość ludzi listy nie są wykorzystywane do zarządzania projektami na tym poziomie, a dokładniej: nie mają nawet liczby zmiennych wypracowanych do badań. Dodatkowo, zarządzanie projektami nigdy nie jest intuicyjne, gdy cokolwiek zaczynamy robić zespołowo: dlatego zawsze startujemy od własnego pomysłu opracowanego i przemyślanego samodzielnie.

Ustalenie kolejnych kroków dla całego zespołu staje się znacznie trudniejszą grą. Nagle każdy uczestnik ma własną ideę projektu i różne pomysły zaczynają się mieszać. Zwykle nie jest problemem ocenić, czy dany pomysł jest dobry, czy zły, ponieważ doświadczony zespół może dokonać takiego werdyktu dość szybko. Ważniejsze pytanie brzmi: jaka jest kolejność, w której należy realizować wszystkie zaakceptowane pomysły? Odpowiedź na to pytanie może być skomplikowana, ponieważ w pewnym momencie zaczynamy dostrzegać pewne problemy komunikacyjne: wielu ludzi próbuje zrealizować swoje zadania dobrze, według własnego rozumienia tego, co jest najlepsze, a niekonieczne według realnych potrzeb projektu.

Prezentujemy TaskBeat, jako narzędzie pokazujące bardzo prosty proces, który koncentruje się na głównym zadaniu: utrzymaniu zespołu w synchronizacji. Odbywa się to w prostym procesie, który, zazwyczaj wieloetapowy, tutaj składa się tylko z dwóch faz: priorytetów i realizacji. To proste podejście do projektów z wieloma niewiadomymi. Wielu twierdzi, że bardziej nadaje się do programów niż projektów. Faza priorytetów trwa, kiedy zespół spotyka się i zgadza na nie, tworzy listę zadań, które muszą być wykonane w określonej kolejności. Faza realizacji jest wtedy, gdy przypiszemy pakiet prac do siebie i wykonamy je. Następnie należy spodziewać się, że, jak w każdym projekcie, wszystko się skomplikuje. Zadania przechodzą od jednej osoby do drugiej, niektórzy wywiązują się z nich z opóźnieniem, wtedy inni czekają. Za główną zasadę uznaje się to, że lista priorytetów nie zmienia się w trakcie realizacji, aż do następnej fazy ustalania priorytetów, a więc cokolwiek się stanie, najważniejsze rzeczy trzeba zrobić w pierwszej kolejności.

Skupienie

Każda czynność, która rozproszy naszą uwagę, np. telefon lub e-mail, które na pewno zdarzą się w trakcie realizacji każdego etapu, muszą być odłożone na później. Gdy zakończymy zadania z obecnej fazy realizacji, możemy zająć się tymi, które pojawiły się później. Oczywistym jest, że pewne projekty wymagają więcej zmian niż inne. Te najbardziej wątpliwe wymagają zmiany priorytetów nawet codziennie. W przypadku, gdy projekt jest stabilny, wystarczy ustalić priorytety raz, następnie przez resztę tygodnia zająć się ich realizacją. Zespoły, które nie znają dokładnie swoich zadań, maja tendencję do częstych zmian priorytetów oraz ponownej kalibracji osób.

Odpowiedzialność

W związku z tym, że oczekujemy informacji zwrotnych oraz zmiany przydziału zadań do osób w zespole, stale poruszamy się w obrębie naszych zadań, podnosząc priorytet, który jest w naszych rękach. Nawet, jeśli przerwiemy wykonywanie danego zadania, w każdej chwili możemy wrócić do listy, mając jeden wyraźnie widoczny priorytet na wierzchu.

Przejrzystość

Przejrzystość jest ważna, kiedy zespół ubiega się, aby produkt został zaakceptowany przez wszystkie zainteresowane strony. Tutaj, ponieważ każde zadanie może mieć jednego i tylko jednego właściciela, lista zadań każdego członka jest tylko osobistym punktem widzenia na ogólnej liście priorytetów całego zespołu. Lista zadań zleconych przez priorytet jest więc perspektywą priorytetów zespołu, zawsze spójną dla wszystkich. To zapewnia przejrzystość, skoro każdy może “filtrować” priorytety uzgodnione przez właściciela. Jeśli mamy tendencję do „odbiegania”, zawsze sami możemy sprawdzić jak mocno jesteśmy zaangażowani w nadrzędne zadania, które są obecnie na naszej liście. Możemy również sprawdzić zadania przypisane do innych osób, upewniając się, że każdy pracuje nad swoimi najważniejszymi zadaniami wynikającymi z globalnej listy priorytetów.